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„Web to Print Prozesse” – Das sollten Sie wissen!

„Web to Print” setzt sich immer mehr in den Marketingabteilungen der Unternehmen durch. Die Vorteile liegen auf der Hand. Sie sparen Medienproduktionskosten, beschleunigen Ihre Prozesse und sichern die Qualität der produzierten Medien. Worin die genauen Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen liegen und welche Punkte bei der Entscheidung für ein Web-to-Print System wichtig sind und beachtet werden sollten, zeigt dieses Handout.

Der Begriff „Web to Print”, also das direkte drucken aus dem Web auf eine Druckmaschine, beschreibt einen Prozess, der sich modernster Informationstechnologie bedient und damit erhebliche Effizienzsteigerungen bei der Erzeugung von Druckprodukten möglich macht.

Dokumente, wie z.B. Flyer, Prospekte, Mailings, müssen nicht mehr von Fachleuten per Hand in speziellen Programmen angepasst werden, sondern können von jedem Mitarbeiter bei Ihrem Kunden oder in der Marketingabteilung per Mausklick professionell individualisiert und verändert werden.

Im Prinzip laufen dabei alle „Web to Print” Prozesse nahezu gleich ab. Aus der beispielsweise von Ihrer Agentur in QuarkXPress oder InDesign konventionell entworfenen Vorlage wird ein spezielles Template erstellt und im Web freigeschaltet. Der ungeübte Laie kann jetzt via Weboberfläche ein professionelles Druckerzeugnis erstellen. Dabei erhält er als Endprodukt eine druckfähige Datei im professionellen Layout. Zur Kontrolle steht ihm zum Beispiel ein PDF in geringer Auflösung zur Freigabe zur Verfügung.
Abbildung: Die „Web to Print” Systematik am Beispiel von INDI 6.0 und W2P- light

Automatisch mit der Anmeldung erfasst der Nutzer alle auftragsrelevanten Daten, die zur Produktion und Erfassung seines Auftrages benötigt werden, wie Auflage, Anschrift, Verteilung, etc. Die erheblichen Einsparpotenziale von bis zu 60%, realisiert „Web to Print” vor allem dann, wenn größere Volumen an individuellen Printprodukten, die auf ähnlichen Layouts basieren, erstellt werden sollen. Das gilt insbesondere für dezentrale Strukturen, wie im Handelsmarketing, in Filialstrukturen und Franchisenetzen, Konzernen mit dezentralen Niederlassungen.

So wird „Web to Print” zum effizienten Werkzeug für regionales Marketing. Die Unternehmensidentität (CI) und werbliche Grundgestaltung (CD) bleiben als übergreifende Klammer für die Kommunikation bis in die Region erhalten. Gleichzeitig können Printmaterialien und andere Werbemittel exakt auf die lokalen Bedürfnisse und regionale Gegebenheiten angepasst werden. Dabei gehen die Anpassungsmöglichkeiten weit über das bisher gekannte Maß hinaus und beinhalten unter anderem Anpassungen im Preis, Produktschwerpunkt, Ansprache und vieles mehr.

Typische Anwendungsgebiete für „Web to Print”

Um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, sind hier die wichtigsten Anwendungsgebiete kurz und knapp beschrieben:
Klassische Werbematerialien
Anzeigen, Beilagen, Flyer und Broschüren lassen sich per Mausklick individualisieren. Das Marketing gibt den CI-Rahmen vor und kann den dezentralen Anwendern wie Händlern, Niederlassungen und Franchisenehmern freie Hand bei der individuellen Anpassung lassen. Sonderangebote, Produktfotos und Texte werden entsprechend Ihren Wünschen über eine einfache Eingabemaske angepasst, professionelle Druckdateien werden direkt vom System generiert. Das manuelle Layouten, schlechte Vorlagen, der Einsatz lokaler Agenturen, Druckereien oder Verlage und die aufwändige Kontrolle auf Einhaltung der CI/CD, entfallen damit ganz.

Geschäftsausstattungen
Visitenkarten, Briefpapier, Stempel und Türschilder müssen auf der einen Seite CI/CD-konform, andererseits individuell angepasst werden. Mit „Web to Print” lassen sich die Erstellung und Bestellung kinderleicht von jedem Mitarbeiter über das Web abwickeln. Ihre Mitarbeiter konfigurieren die Unterlagen selbst, der Versand von Bestelldaten und Druckdaten erfolgt automatisch. Genauso einfach lassen sich natürlich Ihre POS-Materialien wie Aufsteller, Schaufenster-Aufkleber, Hinweisschilder und andere Materialien, individuell per Mausklick erstellen. Dieses Prinzip der Selbstbedienung mit zentraler Kontrolle erspart neben den Kosten für Gestaltungsanpassung und Satz einen Großteil des Verwaltungsaufwandes innerhalb Ihres Unternehmens.

Vertriebsmaterialien
Professionelle Vertriebsmaterialien lassen sich genauso, basierend auf Vorlagen, mit „Web to Print” durch die Vertriebsmannschaft selbst erstellen. Ob Angebot, Präsentation oder Handout für den Kunden, alle Aktivitäten nach außen präsentieren sich in einer einheitlichen, CI/CD-konformen Darstellung. Die Inhalte werden individuell auf den einzelnen Kunden angepasst. Das gilt natürlich auch für regionale Mailings und Vertriebsinformationen. Die Druckdaten können hier an einen beliebigen Druckdienstleister oder Lettershop in der Region des jeweiligen Vertriebsmitarbeiters weitergeleitet werden.

Kundenmagazine und Prospekte
Auch die Erstellung von umfangreicheren, regelmäßig erscheinenden Publikationen, wie Kundenmagazinen und Prospekten mit regionalem Absender lassen sich vorlagenbasiert mit Hilfe von „Web to Print” einfach realisieren. Dabei werden Regeln hinterlegt, die bestimmen, wie die Inhalte modular kombiniert, ergänzt und automatisiert aufbereitet werden. Über einen geschützten Datenbankbereich kann so ein Händler eigene Fotos und Texte, besondere Angebote (Automobil-, Möbelhandel) aus seinem Bereich leicht einpflegen und mit aktuellen, überregionalen Themen kombinieren. Auch hier reduziert der automatisierte Workflow die Kosten dramatisch. Durch das integrierte Bestell- und Auftragswesen wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Gleichzeitig kann das zentrale Marketing alle Prozesse überwachen und verfügt über alle marketingrelevanten Daten zur Marktbeurteilung und -bewertung.

Wo und wie spart „Web to Print”

Vergleicht man die Erstellung einer Werbemittelvorlage, wie sie herkömmlich abläuft, mit dem Ablauf im „Web to Print-System”, erkennt man die Einsparpotenziale sofort. In unserem Beispiel gibt das zentrale Marketing Werbemittelmotive für Händler zur Adaption und lokalen Schaltung frei. Ohne ein „Web to Print-System” bedeutet das sehr viel Arbeit, kaum Kontrollmöglichkeiten in Bezug auf die CI/CD und harte Diskussion um mögliche WKZs (Werbekostenzuschüsse) und Boni.

Das zentrale Marketing verschickt die Vorlagen zur Sichtung und Auswahl an die lokalen Händler. Bereits die Ansicht der Vorlagen erfordert, je nach Dateiformat, die Einschaltung einer lokalen Agentur, da die geeigneten Programme zur Bearbeitung und Ansicht fehlen. Erst dann kann der Händler ein Motiv auswählen und seine Vorgaben für die Anpassung festlegen. Diese Informationen gehen dann zurück in die lokale Agentur. Diese setzt die Wünsche des Kunden um und sendet das Ergebnis zur Freigabe an den Händler. Auch ohne Korrektur wird die Vorlage dann erneut zur Agentur gesandt. Diese muss nun die verbindliche Druckdatei erstellen und an den Verlag versenden.

Nach Veröffentlichung der Werbemittel erhält der Händler mit etwas Glück ein Belegexemplar zur Kontrolle. Das zentrale Marketing weiß in den wenigsten Fällen welches Motiv tatsächlich eingesetzt wurde und kann auch nicht beurteilen ob die veröffentlichte Version CI-konform war. Selbst wenn das zentrale Marketing im Nachgang die Belegexemplare erhält (Boni, WKZ), ist eine Einflussnahme im Sinne einer CI-gerechten Marktbearbeitung nicht mehr möglich.
Abbildung: Prozessablauf ohne „Web to Print”

Der gleiche Prozess mit „Web to Print”: schneller, kostengünstiger, effizient und qualitätsgesichert.

Mit dem Einsatz einer zentralen Marketingplattform mit „Web to Print” verkürzt sich die Durchlaufzeit von der Bereitstellung der Werbemittelmotive bis zur Veröffentlichung der individualisierten Werbemittel erheblich. Zugleich entfallen die Kosten für den Satz komplett und die Qualität des Ergebnisses mit Blick auf die CI-Konformität und den Mehrwert für den regionalen Händler wird sicher gestellt.
Abbildung: Prozessoptimierung am Beispiel von INDI 6.0 und W2P-light

Das zentrale Marketing stellt die Werbemittelmotive in das System ein. Hinterlegte Regeln und Vorgaben bestimmen wo der Händler individualisieren darf und welche Bereiche fix sind. Diese Aufgabe übernehmen wir als Mediendienstleister oder eine von Ihnen benannte Agentur. Die einmal erstellte Vorlage wird nur noch von Ihnen zur Verwendung freigegeben. Sofort nach der Freigabe sind die Motive für den lokalen Händler über die Marketingplattform sichtbar und verwendbar. Die Individualisierung und Abstimmung auf die lokale Situation erfolgt vom Händler direkt im System.

Das Ergebnis ist immer eine druckfertige Datei, die direkt und automatisch an den Verlag zur Schaltung weitergeleitet wird. Gleichzeitig kann das zentrale Marketing Statistiken abrufen, welche Motive von welchen Händlern verwendet werden. Eine CI-Kontrolle enfällt, da das System nur CI-konforme Vorlagen akzeptiert.

Wenn Sie z. B. davon ausgehen, dass hier das zentrale Marketing 250 Händler bedient und eine händische Adaption mit nur 75,00 Euro Kosten angesetzt wird, so entstehen schnell bei 12 Anzeigen pro Jahr Kosten in Höhe von 225.000 Euro pro Jahr allein für die Individualisierung und Satz von Anzeigen. Diese Kosten eliminiert ein „Web to Print-System” komplett! Kurier-, Porto- und Kommunikationskosten sind hierbei noch nicht einmal berücksichtigt.

Anstelle von 250 händischen Individualisierungen für eine Anzeige tritt beim „Web to Print” das einmalige Hochladen der Anzeigenmotive und die einmalige Einrichtung der Vorlagen im System.

Wie kommen die Vorlagen ins System?

Web-to-Print Systeme unterscheiden sich stark in der Art und Weise, wie die Vorlagen in das System kommen und wie sie „individualisiert” werden. Unter „Individualisierung” verstehen wir die Bestimmung der Eigenschaften mit Blick auf die spätere Veränderbarkeit durch den Nutzer (im Beispiel der Händler). Hier wird definiert, ob Bilder und Texte getauscht werden können, ob gegebenenfalls alternative Seiten oder Bausteine zur Verfügung stehen und vieles mehr. In unserem System werden die Layoutdaten exakt auf das „Web to Print“ Modul angepasst. So schließen wir teure Experimente aus und erreichen stets eine optimale Druckdatei, die für perfekte Ergebnisse im täglichen Einsatz steht.

Hier bieten wir Ihnen verschiedene Wege an, wobei wir aus Sicht der Effektivität und Nutzenmaximierung diese Leistung als Dienstleister anbieten. Sie profitieren zum einen von unserer langjährigen Erfahrung auf diesem Gebiet, zum anderen kommen Sie automatisch in den Genuss der jeweils aktuellsten Entwicklungen im Bereich der Individualisierung. So verfügen Sie stets über die aktuellsten Tools und haben immer kompetente, innovative Partner an Ihrer Seite, die Ideen aus dem Marketing ohne Reibungsverluste in den Markt tragen. Natürlich schulen wir auch gern Ihren Agenturpartner oder Ihre Mitarbeiter im Handling und Einsatz von „Web to Print“.

Checkliste – Erkennen Sie die eigenen Anforderungen um die optimale Lösung zu finden

Um in Verbindung mit Marketingplattform und „Web to Print” optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie die Anforderungen an eine Plattform gründlich analysieren. Hier stehen wir Ihnen gern beratend und unterstützend zur Seite. Die nachfolgende Checkliste erleichtert die erste Orientierung und zeigt, was wichtig ist.

Software
Soll ein Standard-Software-Paket zum Einsatz kommen oder benötigen Sie eine ganz speziell auf Ihre Situation ausgerichtete Lösung? Kann ein modularer Lösungsbaukasten Ihre Anforderungen auch erfüllen? Wir bieten beides an.

Individuelle Kundenlösung und Anpassungen
Welche Anpassungen sind für den Einsatz erforderlich? Welche Reaktionszeiten sind nötig? Reicht eine modulare Lösung aus oder sollen größere Anpassungen durchgeführt werden?

Erweiterbarkeit
Wie skalierbar soll die Lösung mit Blick auf die User, den Speicherplatz und die verschiedenen Werbemedien sein? Werden die Anforderungen wachsen?

Vergabe von Rechten und Sicherheit
Welche Rechte sollen welchem User zugeteilt werden, was wird für das System benötigt? Welche Nutzergruppen sollen integriert sein und passt die Rechtevergabe zu den Anforderungen?

Mehrsprachigkeit
In welchen Sprachen sollte das System sofort und später verfügbar sein?

Vorlagenerstellung
Wie funktioniert die Erstellung der Vorlagen? Welche Arten von Vorlagen sollen im System verarbeitet werden? Werden die Vorlagen exakt programmiert oder einfach generiert?

Nutzerfreundlichkeit
Welche Anforderungen bestehen in Bezug auf einfache Benutzung und Vorschau? Sieht der Nutzer auf einen Blick, welche Bereiche von ihm zu individualisieren sind? Oder soll das Tool einen WYSIWYG-Editor („What You See Is What You Get”) bieten, also einen Editor, in dem Eingaben und Änderungen als Vorschau sichtbar sind? Steht jederzeit ein Serviceteam bereit, das dem Nutzer schnell und einfach helfen kann?

Art der Printmedien
Welche Werbemedien (Print, Werbemittel, etc.) sollen mit Hilfe des „Web to Print“ erstellt werden? Sind mehrere Schritte in der Realisierung geplant?

Schnittstellen
Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind gefordert? Ist an eine Anbindung an die Warenwirtschaft oder andere Systeme gedacht?

Hosting und Sicherheit
Welche Anforderungen bestehen an Hosting und Sicherheitskonzept?

Workflows
Welche Workflows sollen vom System geleistet werden? Besteht eine Auftragssicherheit, sodass erteilte Aufträge nicht mehrfach ausgelöst werden können? Können sich die User „alte“ Aufträge ansehen und Wiederholungsaufträge ausführen?

Ausbaufähigkeit
Lässt sich das „Web to Print System” ausbauen, wächst es mit und erfüllt auch eine Aufgabe als Marketing - Informationssystem?

Betrachten Sie einen „Web to Print Prozess” nie isoliert, sondern sehen Sie ihn als einen wichtigen Teil in der gesamten Wertschöpfungskette Ihres Marketings. Denn zum einen werden Workflows von der Kreation, Medienerstellung bis hin zum Controlling optimiert, zum anderen erhalten Sie eine zentrale Schaltzentrale für alle Aufgaben im Marketing.

INDI 6.0 und W2P-light sind als Softwareprodukt modular aufgebaut und werden exakt auf die individuellen Anforderungen des Kunden abgestimmt und eingesetzt. Beides sind Produkte der Firma d&d digital data medien GmbH und kommt bei namhaften Unternehmen der Automobil-, Bau-, Modebranche und in Filialnetzen im Einzelhandel zum Einsatz.

Gern beraten wir Sie individuell und stimmen einen Lösungsvorschlag exakt auf Ihre Situation ab. Gleichzeitig zeigen wir Ihnen wie Sie bei effektiver Kostensenkung die Schlagkraft im regionalen Marketing deutlich erhöhen. Sprechen Sie uns einfach an.

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